Wissen Sie noch, wie Ihr erster Tag in Ihrer heutigen Organisation war? Wahrscheinlich ja. Wir alle wissen es noch. Der erste Arbeitstag brennt sich ein – emotional und bleibend. Er ist der Moment, in dem die Frage „War das der richtige Schritt?“ entweder mit einem erleichterten „Ja“ oder einem besorgten „Oje“ beantwortet wird. In Zeiten des Fachkräftemangels können wir uns das „Oje“ nicht mehr leisten. Während Führungskräfte den ersten Tag einer neuen Mitarbeiterin oft nur als „einen weiteren Termin“ in ihrem vollen Kalender sehen, ist es für die Neueinsteiger der wichtigste Tag des Jahres. Wer hier patzt, legt den Grundstein für die Kündigung nach der Probezeit.   Die drei Todsünden beim Onboarding Wenn Sie Mitarbeiter:innen langfristig binden wollen, vermeiden Sie diese drei Klassiker des Scheiterns:   1. Der „Wer-sind-Sie-Effekt“ Die neue Kraft steht beim Portier oder vor Ihrem Zimmer, und niemand weiß Bescheid. Warten ist die erste Erfahrung im neuen Job. Die Botschaft: „Du bist uns eigentlich egal.“ Wer sich am ersten Tag verloren vorkommt, fängt innerlich oft schon wieder an, die Jobportale zu beobachten.   2. Die „Möbelpacker-Mentalität“ Kein Arbeitsplatz, kein Laptop, kein Zugang zum System. Der Neue muss sich seine Ausstattung selbst zusammenbetteln. Das signalisiert mangelnde Professionalität und fehlende Wertschätzung. Sie lassen wertvolle Motivation verpuffen, wenn die neue Fachkraft erst einmal zum Bittsteller für Basisausstattung degradiert wird.   3. Die „Geheimoperation“ Das Team wurde nicht informiert. Die Kolleg:innen reagieren skeptisch oder haben Angst ersetzt zu werden. Statt Willkommenskultur gibt es eisiges Schweigen oder Abwehr. Damit produzieren Sie unnötige Widerstände im Team, die Sie später mühsam in Einzelgesprächen wieder glätten müssen.   Drei Schritte für einen begeisternden Start   Schritt 1: Abholen statt suchen lassen Sorgen Sie dafür, dass die Person am Eingang abgeholt wird. Sofort. Ein freundliches Gespräch auf Augenhöhe ist wichtiger als jedes Formular. Es muss nicht immer der Chef sein – eine gut instruierte, herzliche Kollegin als „Buddy“ wirkt oft Wunder.   Schritt 2: Orientierung vor Detail-Wissen Überfordern Sie niemanden mit fachlichen Details am ersten Vormittag. Geben Sie stattdessen Orientierung: Sprechen Sie über die Zusammenarbeit im Team, führen Sie durch das Haus, lassen Sie die Atmosphäre spüren. Es geht um den ersten Eindruck, nicht um die erste Einschulung.   Schritt 3: Der Fahrplan für das Ankommen Geben Sie der neuen Person Sicherheit durch Struktur. Präsentieren Sie einen Plan für die erste Woche: Wer sind die Ansprechpartner:innen? Wann findet welche Einführung statt? Welche Meetings sind fix? Nichts ist schlimmer als ein neuer Mitarbeitender, der am Nachmittag des ersten Tages fragt: „Und was soll ich jetzt tun?“   Fazit Mitarbeiter:innen bleiben dort, wo sie sich willkommen und wirksam fühlen. Onboarding ist kein administrativer Akt, sondern eine zentrale Führungsaufgabe. Wer hier Zeit investiert, spart sich später die mühsame und teure Nachbesetzung. Ein strukturiertes Onboarding ist dabei Ihre wichtigste Strategie zur Selbstentlastung. Je schneller die neuen Mitarbeiter:innen emotional und fachlich ankommen, desto früher gewinnen Sie selbst wieder den nötigen Freiraum für Ihre Aufgaben.   Autor: Alfred Faustenhammer Seminartipp! Mitarbeiter:innen begeistern, entwickeln und halten

Zu lange Entscheidungswege, stockende Prozesse und Frustration – ein zu starker Hang zum Perfektionismus führt zu Überforderung und Scheitern.  Hand aufs Herz: Wer ist Ihr härtester Kritiker? Meistens ist es nicht der Geschäftsführer, nicht die anspruchsvolle Kundin und auch nicht das Team. Es ist die Person, die Sie morgens im Spiegel ansieht. Viele Führungskräfte stecken in einer gefährlichen Spirale. Sie wollen die fachlich besten Expert:innen sein, gleichzeitig jederzeit ein offenes Ohr für alle Mitarbeiter:innen haben, kooperativ führen und – ach ja – bei jedem wichtigen Projekt bitteschön selbst die Fäden in der Hand halten. Das Ergebnis? Ein permanenter Hochdruckzustand. Doch das Überraschende ist: Dieser Druck wird oft gar nicht von außen erzeugt. Er ist hausgemacht.   Die Illusion der fremden Erwartung Oft setzen wir voraus, dass andere Perfektion von uns erwarten. Wir agieren auf Basis von Annahmen, die weder die Chefin noch die Mitarbeiter:innen jemals ausgesprochen haben. Dieser selbst auferlegte Erwartungsdruck führt dazu, dass Führungskräfte alles an sich ziehen. Sie verzetteln sich in Details, setzen keine Prioritäten und werden am Ende genau zu dem, was sie verhindern wollen: zum Bottle-Neck der Abteilung. Entscheidungen dauern zu lange, Prozesse stocken, und das Scheitern ist trotz (oder wegen) des enormen Einsatzes vorprogrammiert. Wie kommen Sie aus dieser Falle heraus? Hier ist ein 5-Schritte-Plan zur Selbstentlastung:   1. Machen Sie das Unbewusste bewusst Ihre eigenen Ansprüche leiten Ihr Verhalten, doch oft sind sie Ihnen gar nicht klar. Nehmen Sie sich ein Blatt Papier oder nutzen Sie ein Gespräch mit einem wohlwollenden Kollegen oder einem Coach. Formulieren Sie schwarz auf weiß: Was glaube ich, alles leisten zu müssen? Nur was benannt ist, kann hinterfragt werden.   2. Der Realitätscheck: Fakten statt Annahmen Prüfen Sie Ihre Liste: Welche dieser Erwartungen wurden tatsächlich so ausgesprochen? Wo bewegen Sie sich im Nebel der Vermutungen? Oft sind Ziele wie „Steigerung des Outputs“ viel zu vage. Was heißt das konkret? Hinterfragen Sie Ihre eigenen „Mind-Reading“-Fähigkeiten. Sehr oft liegen Sie möglicherweise falsch.   3. Fokus auf die „Relevanten Anderen“ Auf wessen Einschätzung kommt es wirklich an? Wer entscheidet darüber, ob Sie einen guten Job gemacht haben? Identifizieren Sie die Schlüsselpersonen: Ist es die Geschäftsführung, sind es wichtige Stakeholder oder Ihre Mitarbeiter:innen? Man kann es nicht jedem recht machen – also konzentrieren Sie sich auf die, die zählen.   4. Gehen Sie ins Klärungsgespräch Suchen Sie den direkten Dialog mit diesen Schlüsselpersonen. Fragen Sie spezifisch nach deren Erwartungen. Sie werden überrascht sein: Oft sind die Ansprüche der anderen deutlich niedriger als Ihre eigenen. Wo Ihre interne Latte auf 2,10 Meter liegt, reicht den anderen oft ein solider Sprung über 1,80 Meter.   5. Der Abschied vom Idealbild Das ist der schwierigste Schritt: Steigen Sie bewusst von Ihrem hohen Ross der eigenen Idealisierung herab. Verabschieden Sie sich von der Vorstellung, die Führungskraft sein zu müssen, die alle anderen übertrifft. Es reicht, eine gute Führungskraft zu sein. Führung ist ein Marathon, kein Sprint. Wenn Sie in wenigen Jahren ausgebrannt sind, hilft das niemandem – weder Ihrem Unternehmen noch Ihrer Familie. Führung bedeutet auch, die eigenen Ressourcen zu managen. Wer „weniger tut“, indem er Prioritäten setzt und Perfektionismus opfert, wird am Ende „mehr bewirken“, weil er handlungsfähig bleibt. Meine Reflexionsfrage für Sie: Welchen Anspruch an sich selbst könnten Sie noch heute um 20 % senken, ohne dass es außer Ihnen überhaupt jemand merkt?   Autor: Mag. Alfred Faustenhammer ist erfahrener Leadership-Coach und Autor des Buches „Weniger tun, mehr bewirken“. Seminartipp! Selbstmanagement für Führungskräfte

Prozessanalyse ist mehr als Optimierung: Sie eignet sich für Einstieg, Einschulung und Teambuilding. Sinnstiftend eingesetzt, fördert sie Eigenmotivation, Transparenz und Prozessverständnis – und verbessert Kommunikation und Kooperation mit Spaß. Neu im Team – und die Abläufe sind ein Rätsel Sie starten als Führungskraft in einer neuen Abteilung. Die Erwartungen sind klar: Orientierung geben, Ziele setzen, Ergebnisse liefern. Doch die Realität sieht oft anders aus: Prozesse sind historisch gewachsen und nicht dokumentiert. Übergabe und Einschulung fehlen oder sind lückenhaft. Jeder arbeitet „wie immer“. Die Folge: Verzögerungen, Doppelarbeit, Unsicherheit im Team. Und Sie? Statt Strategie und Führung dominieren administrative Fragen. Die Lösung: Nutzen Sie Prozessanalyse als Werkzeug, um Abläufe zu verstehen, das Team kennenzulernen und gemeinsam Verbesserungen anzustoßen.   Prozessanalyse als Teambuilding – so funktioniert’s Prozessanalyse ist kein trockenes Audit, sondern kann als interaktive Maßnahme gestaltet werden. Methoden wie Makigami, Swimlane oder SIPOC machen Abläufe sichtbar und schaffen Raum für Austausch. Praxisbeispiel:Sie wollen den Genehmigungsprozess für Budgetanträge verstehen. Statt alleine das QM-System zu durchforsten, holen Sie das Team an einen Tisch: Jeder beschreibt seine Schritte und Schnittstellen. Gemeinsam visualisieren Sie den Ablauf – Rollen, Dokumente, Systeme. Probleme, Wartezeiten und Risiken werden markiert Effekt: Sie lernen die Abläufe und die Menschen dahinter kennen. Das Team fühlt sich gehört und wertgeschätzt. Erste Quick Wins entstehen direkt im Workshop.  Warum Prozessanalyse mehr ist als Prozessoptimierung Prozessanalyse in der Gruppe wirkt wie ein Teambuilding-Event: Transparenz: Alle sehen den Gesamtprozess, nicht nur ihren Ausschnitt. Wertschätzung: Jeder Beitrag zählt – Expertise wird sichtbar. Vertrauen: Offene Diskussion über Probleme und Lösungen. Und das Beste: Sie setzen damit die Marschrichtung für Ihre Führungsarbeit – klar, strukturiert und partizipativ.   Prozessanalyse-Tools – Ihr Steuerungsinstrument Priorisieren: Mit Methoden wie ICE-Index oder Pareto erkennen Sie die größten Hebel. Aufzeichnen: Makigami, Swimlane oder SIPOC visualisieren Abläufe und Schnittstellen. Gestalten: Standards setzen, um Klarheit und Vergleichbarkeit zu schaffen. Verbessern: Lean & Kaizen für kontinuierliche Optimierung.  Digitalisierung – aber richtig Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Bevor Tools eingeführt werden, müssen Prozesse klar definiert sein: Was ist der Input, was der Output? Welche Schritte sind notwendig – und welche überflüssig? Wo entstehen Medienbrüche und Wartezeiten? Erst dann lohnt sich der Einsatz von Lösungen wie: Dokumentenmanagement-Systeme Automatisierte Genehmigungs-Workflows KI-gestützte OCR für Rechnungsverarbeitung  Grundsatz: Nicht „Tool-Wildwuchs“, sondern gezielte Digitalisierung für mehr Transparenz und weniger Verschwendung.   Fazit: Führung beginnt mit Klarheit Als neue Führungskraft haben Sie die Chance, frischen Wind in die Organisation zu bringen. Prozessanalyse ist Ihr Schlüssel – für klare Abläufe, motivierte Teams und eine Kultur der Zusammenarbeit. Nutzen Sie sie als Steuerungswerkzeug, Teambuilding-Maßnahme und Einstieg in eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.   Autorin: DI Dr. Eva Becker Seminartipp! Administrative Abläufe effizienter gestalten

Content-Erstellung kostet Zeit und Nerven. Entdecken Sie die 3 besten KI-Tools, die Ihre Social Media Strategie revolutionieren und Ihnen hunderte Stunden Arbeit pro Jahr sparen.   KI als Co-Pilot: Die Revolution der Content-Erstellung Die digitale Welt verlangt nach einer ständigen und qualitativ hochwertigen Präsenz. Doch die Realität vieler selbstständiger Personen, kleiner Unternehmen und Social Media Manager:innen sieht oft frustrierend aus: Die Zeit für strategische Aufgaben fehlt, weil Routinearbeiten – das Texten, die Bildsuche, das Schneiden – den Kalender füllen. Hier setzt die Künstliche Intelligenz an und transformiert sich vom futuristischen Konzept zum unverzichtbaren Co-Piloten im täglichen Content-Workflow.   Das Dilemma: Zeitfresser Content-Erstellung Die Anforderungen an Content sind in den letzten Jahren exponentiell gestiegen. Die Notwendigkeit, auf Plattformen wie Instagram, LinkedIn und TikTok aktiv zu sein, führt oft zum sogenannten "Content-Burnout". Die ständige Nachfrage nach frischem, relevantem Material ist schwer zu befriedigen und erzeugt Veröffentlichungsdruck. Das manuelle Repurposing von langen YouTube-Videos in kurze Clips ist extrem zeitaufwendig und technisch fordernd. Häufige Schreibblockaden verhindern eine konsistente Veröffentlichung von wertvollen Inhalten. KI-Tools durchbrechen diesen Kreislauf, indem sie Monotonie eliminieren und kreative Prozesse beschleunigen.   Vier strategische Hebel der KI im Marketing KI-Tools bieten nicht nur Texte, sondern transformative Möglichkeiten in diesen vier Kernbereichen, die Ihre Effizienz massiv steigern: Ideen-Beschleunigung: Überwindung der Schreibblockade durch schnelle Themen- und Keyword-Vorschläge, die auf aktuellen Trends basieren und sofort umsetzbar sind. Personalisierung: Zielgruppengerechte Anpassung von Tonalität und Stil in Sekundenschnelle, um die Resonanz und das Engagement zu maximieren. Wiederverwertung (Repurposing): Automatische Umwandlung von Langform-Content (Podcast, Blog) in kurzlebige, plattformspezifische Social Clips. Visuelle Kreation: Erstellung einzigartiger, lizenzfreier Bilder und Grafiken ohne aufwendige, teure Software oder Designer-Skills.   Die Top 3 Must-Have KI-Tools für Content-Dominanz Um hunderte Stunden pro Jahr zu sparen und gleichzeitig die Qualität zu steigern, benötigen Sie Werkzeuge, die die Kernbereiche der Content-Produktion revolutionieren. Wir haben die Top 3 der wichtigsten Kategorien ausgewählt, die Sie sofort in Ihren Workflow integrieren sollten.   Tool 1: Text-Master: Gemini & ChatGPT für Strategie und Captions Als Fundament jeder Social-Media-Strategie steht der Text. Die großen Sprachmodelle (LLMs) Gemini und ChatGPT sind die unverzichtbaren Allrounder, die kreative Blockaden beseitigen, Fakten prüfen und die Tonalität Ihrer Marke auf jeder Plattform perfektionieren. Der Alleskönner für Ideen: Nutzen Sie diese LLMs nicht nur für fertige Texte, sondern für das Brainstorming von Themen, die Erstellung von Content-Kalendern oder die Formulierung von Provokationen, um Diskussionen anzuregen. Gemini-Vorteil: Gemini bietet eine starke Integration in die Google-Welt und ist hervorragend für das schnelle Recherchieren und Zusammenfassen aktueller Trends und das Analysieren von Webseiten geeignet. Effizienz-Gewinn: Reduzierung der Zeit für die Ideenfindung von Stunden auf Minuten. Der Tonalitäts-Korrektor: Passen Sie Ihren Text in Sekundenschnelle an die Plattform an – von formal und faktenbasiert für LinkedIn hin zu locker und persönlich für Instagram. Stellen Sie sich vor, Sie schreiben einen Text, den Sie in 5 verschiedenen Tonalitäten sofort zur Auswahl haben.   Tool 2: Visual-Power: Midjourney, Gemini & Canva für Bilder und Grafiken Über 80 % des Contents auf Social Media ist visuell. Hier sparen KI-Tools die meiste Zeit und die höchsten Kosten für Designer. Wir unterscheiden hier zwischen künstlerischen, generativen Tools und Workflow-Tools. Generative Bilder (Midjourney & Gemini): Midjourney: Liefert aktuell oft die höchste Bildqualität und den größten künstlerischen Spielraum (ideal für stimmungsvolle Header, einzigartige Konzeptbilder oder aufmerksamkeitsstarke Hero-Visuals). Gemini: Kann ebenfalls Bilder generieren (z.B. mit dem Imagen Modell) und diese direkt in den Gesprächsverlauf einbetten – perfekt für schnelle, unkomplizierte Visualisierungen von spontanen Ideen und Konzepten. Design-Integration (Canva Magic Studio): Die perfekte Ergänzung, um die generierten Bilder (aus Gemini oder Midjourney) in ein fertiges Design zu überführen und weiter zu bearbeiten. Magic Design: Erstellt komplette Design-Layouts (z.B. Karussell-Posts) basierend auf einem hochgeladenen Bild oder einer Textbeschreibung. Magic Edit & Erase: Entfernen Sie unerwünschte Objekte aus Fotos oder tauschen Sie Elemente aus (z.B. die Farbe eines Produkts) mit intuitiver Bedienung. Effizienz-Gewinn: Keine Suche mehr nach dem passenden Stockfoto; Erstellung einzigartiger Bilder in Sekunden.   Tool 3: Video-Turbo: OpusClip für Video-Repurposing Video ist die reichweitenstärkste Content-Form, doch es ist auch die zeitaufwendigste. Der wahre Game-Changer ist hier das Repurposing (Wiederverwertung) – lange Videos in virale Kurzclips umwandeln. OpusClip ist hierfür die effizienteste und intelligenteste Lösung. Automatische Clip-Erstellung: Das Tool nimmt ein langes Video (z.B. ein YouTube-Video oder Podcast) und wählt die wertvollsten Segmente aus, die das größte virale Potenzial haben. Es identifiziert Hooks, Value und Call to Actions. Der Clip wird automatisch in das vertikale Format (Reel/TikTok) zugeschnitten. Engagement-Optimierung: OpusClip fügt automatisiert dynamische Untertitel, Emojis und B-Roll-Material hinzu, was die Verweildauer (Watch Time) signifikant erhöht. Studien zeigen, dass Untertitel die Performance auf Social Media um bis zu 40% steigern können. Effizienz-Gewinn: Was früher Stunden manueller Schnittarbeit erforderte (Highlights finden, schneiden, untertiteln), erledigt OpusClip in wenigen Minuten – der Schlüssel zu einer konsistenten TikTok/Reel-Strategie ohne Mehraufwand.   Best Practices und die menschliche Komponente KI ist ein starkes Werkzeug, aber die Content-Manager:innen bleiben die Architekt:innen. Die Qualität Ihrer Ergebnisse hängt davon ab, wie Sie die Tools führen und den menschlichen Faktor beibehalten. Ein ungeprüfter KI-Text ist oft generisch – Ihre Marke verdient Besseres.   Die Anatomie des perfekten Prompts Erfolgreicher KI-Content steht und fällt mit der Qualität der Anweisung. Nutzen Sie diese einfachen Schritte, um Ihre Prompts für Gemini oder ChatGPT zu optimieren: Kontext und Rolle: Definieren Sie die Rolle der KI und den Kontext des Contents. (Beispiel: "Du bist ein erfahrener Social Media Manager im Bereich nachhaltige Mode...") Output-Format: Geben Sie klare Längen- und Formatvorgaben (z.B. max. 150 Wörter, 5 Bullet Points, verwende nur Emojis, die zu LinkedIn passen). Tonalität und Stil: Beschreiben Sie die gewünschte Stimmung oder Persönlichkeit. (z.B. "locker, aber informativ, im Stil eines bekannten Branchenexperten"). Konkretes Beispiel-Prompt: "Agieren Sie als Social Media Manager. Schreibe einen kurzen, motivierenden Instagram-Caption für meine Zielgruppe selbstständiger Grafiker. Das Thema ist "Feiere kleine Erfolge". Die Tonalität soll optimistisch und persönlich sein. Füge 3 relevante Hashtags hinzu."   Die wichtigsten Fallstricke und ethische Überlegungen Die schnellste KI nützt nichts, wenn der Output unauthentisch oder falsch ist. Diese Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden: Faktencheck ist Pflicht: Große Sprachmodelle können halluzinieren (falsche Fakten erfinden). Kontrollieren Sie immer die Richtigkeit aller Zahlen, Namen und Daten, bevor Sie veröffentlichen. Die Stimme der Marke: KI-Texte klingen oft generisch. Überarbeiten Sie den Content immer so, dass er authentisch klingt und die einzigartige Markenpersönlichkeit widerspiegelt – fügen Sie Ihre Anekdoten und Erfahrungen hinzu. Urheberrecht und Transparenz: Seien Sie vorsichtig bei der Verwendung von KI-generierten Gesichtern. Bei komplett KI-generierten Bildern sollte Transparenz gewährleistet sein, falls dies gesetzlich vorgeschrieben ist (Kennzeichnung).   Fazit: Starten Sie Ihre KI-Content-Strategie noch heute! KI-Tools sind keine Bedrohung, die Ihren Job ersetzt; sie sind vielmehr eine Effizienzsteigerung, die Ihnen die Möglichkeit gibt, sich auf die Strategie, Kreativität und Zielgruppeninteraktion zu konzentrieren – die Aufgaben, die wirklich zählen und die nur Sie als Mensch ausführen können. Fangen Sie klein an: Testen Sie das Tool, das am besten zu Ihrem größten Zeitfresser passt (Text, Bild oder Video). Nutzen Sie die gewonnene Zeit, um das Engagement und die Qualität Ihrer Inhalte zu steigern. Welches dieser Top-3-Tools werden Sie zuerst testen, um Ihren Content-Workflow zu optimieren?    Autorin: Kerstin Vogel Seminartipp! KI-Tools für Social Media & Content-Erstellung

Als Schatten-KI bezeichnet man Anwendungen Künstlicher Intelligenz, die im Unternehmen ohne Wissen der Geschäftsführung genutzt werden. Dieser Mangel an Kontrolle kann zu Problemen führen. Wussten Sie, dass laut Umfragen bereits 80% der Mitarbeiter:innen in Unternehmen KI bei der Arbeit nutzen und etwa 60% KI-Tools nutzen, obwohl ihre Arbeitgeber:innen diese weder angeschafft noch erlaubt haben?   Schatten-KI – was ist das überhaupt? Diese verdeckte Nutzung von KI-Systemen wird als Schatten-KI bezeichnet. Der Begriff „Schatten-KI“ beziehungsweise der gebräuchlichere Begriff „Schatten-IT“ bezieht sich auf IT-Systeme, die im Unternehmen genutzt werden, ohne jemals die offiziellen Beschaffungs- oder Bewilligungskanäle des Unternehmens durchlaufen zu haben. Beispiele dafür sind verschiedenste Anwendungen, die im Browser bereitgestellt werden, wie Google Drive, Dropbox oder Bing/Google Maps.  Bei Schatten-KI handelt es sich um KI-Anwendungen, auf die man sehr niederschwellig zugreifen kann, wie beispielsweise DeepL, ChatGPT, Gemini etc. Es handelt sich dabei um Systeme, in denen Unternehmensdaten verarbeitet werden, was dem Unternehmen oft gar nicht bewusst ist.   Warum soll das ein Problem sein?  Das Problem entsteht dadurch, dass Unternehmen durch die unregistrierte Nutzung keine Maßnahmen ergreifen können, um die verantwortungsvolle Anwendung von KI zu regeln. Die unregulierte KI-Nutzung birgt einige rechtliche Risiken:  Personenbezogene Daten könnten unrechtmäßig im KI-System verarbeitet werden.  Geschäftsgeheimnisse könnten weitergegeben werden.  Unter Umständen wird ein KI-System, das nur für den persönlichen, privaten Gebrauch lizenziert ist, für unternehmerische Zwecke genutzt. Das kann lizenzrechtliche Probleme erzeugen.   Welche Risiken entstehen durch die Nutzung von Schatten-KI? Die Nutzung von KI wird weiter zunehmen – vor allem, weil KI-Tools am Markt immer breiter akzeptiert und selbstverständlicher werden. Mitarbeiter:innen, die es beispielsweise von ihrem vorigen Job gewohnt sind, mit der Unterstützung von ChatGPT zu arbeiten, werden diese Nutzung im neuen Job wahrscheinlich nicht einstellen und möglicherweise ihren privaten Account dafür nutzen.  Teilweise werden aber auch KI-Tools im Verborgenen genutzt, weil die bereits vorhandenen Tools nicht die Anforderungen der Mitarbeiter:innen erfüllen. Dies kann der Fall sein, wenn die frei verfügbaren Tools bessere Ergebnisse liefern oder auch einfacher zu bedienen sind. Insbesondere bei der enormen Entwicklungsgeschwindigkeit der am Markt verfügbaren Tools und der schnellen Rollouts von neuen Versionen können unternehmensinterne Tools schnell ins Hintertreffen geraten.   Was ist zu tun? Um dem Risiko begegnen zu können, müssen Verantwortliche in Unternehmen zunächst einmal akzeptieren, dass Schatten-IT immer zu einem gewissen Grad verwendet werden wird. So viele Logs kann man gar nicht überwachen und so viele Webseiten kann man auch gar nicht sperren, um die Nutzung restlos zu unterbinden. Entscheidungsträger im Unternehmen müssen geschult werden. Lebbare Richtlinien für Mitarbeiter:innen sollen ein gutes Rüstzeug für den verantwortungsvollen KI-Einsatz bieten. Dies setzt ein ungefähres Verständnis für die Funktionsweise der Tools und der rechtlichen Fragestellungen voraus, die bei der Nutzung entstehen können. Am besten schafft man Richtlinien, bevor KI genutzt wird und bevor sensible Daten gefährdet sind. Da KI-Tools auch verdeckt genutzt werden können, sollten klare Regeln selbst dann gelten, wenn das Unternehmen noch keine offiziellen KI-Lösungen bereitgestellt hat.   Wie sieht die Realität in Unternehmen aus? Natürlich haben viele Unternehmen auch jetzt schon Richtlinien, die festlegen, dass nur Unternehmens-IT für die Arbeit verwendet werden soll. Jedoch sollte man ehrlich zu sich selbst sein: Wenn dieser Hinweis rein abstrakt im dritten Anhang der IT-Policy steht, wird außer den Mitarbeiter:innen, die diese Policy geschrieben haben, niemand im Unternehmen das verstehen.   Fazit Im Dialog mit der Belegschaft sollte erhoben werden, ob und wie KI tatsächlich im Arbeitsalltag einen Mehrwert bieten kann. Damit nicht an der Arbeitsrealität vorbei KI-Tools angeschafft werden, die niemand nutzt, und dann lieber wieder auf ChatGPT in der Browser-Version zurückgegriffen wird. Prüfen Sie jetzt, ob Ihr Unternehmen Richtlinien für KI-Nutzung hat bzw. informieren Sie sich über die Risiken, die durch die Nutzung von KI entstehen, bevor Schatten-KI zur echten Gefahr wird!   Autor: Mag. Christian Kracher, Rechtsanwalt und Associate bei Schönherr Rechtsanwälte in Wien, www.schoenherr.eu Seminartipp! ChatGPT, Microsoft 365 Copilot und Datenschutz   Handbuch: Künstliche Intelligenz in der Praxis