Seit Juni 2026 erledigt Microsoft Copilot Cowork ganze Arbeitspakete statt einzelner Antworten. Damit verschiebt sich die entscheidende Anforderung an Sie – vom guten Prompt hin zur sauberen Übergabe. Seit dem 16. Juni 2026 ist die neue Version von Microsoft Copilot weltweit allgemein verfügbar. Damit ändert sich auch für die Nutzerinnen und Nutzer einiges, denn Copilot Cowork erfordert eine Arbeitsweise, die mit dem bisherigen Copilot wenig gemein hat: Man beschreibt nicht mehr eine Aufgabe und erhält einen Textvorschlag. Man beschreibt ein Ergebnis, und Cowork führt die nötigen Schritte selbst aus.   Copilot Cowork antwortet nicht mehr nur, es arbeitet Konkret heißt das: Copilot Cowork verschickt E-Mails, plant Termine, erstellt Word-, Excel-, PowerPoint- und PDF-Dateien, postet in Teams, durchsucht die Organisation und führt Tiefenrecherchen durch. Die Ausführung läuft in der Cloud, geht also auch dann weiter, wenn der eigene Laptop längst zugeklappt ist. An definierten Kontrollpunkten hält das System an und wartet auf eine menschliche Freigabe – ausgeführt wird nichts ohne Bestätigung. Zwei Einschränkungen gehören zur Ehrlichkeit dazu: Cowork setzt eine aktive Microsoft-365-Copilot-Lizenz voraus, und die Nutzung wird separat über ein Guthabenmodell abgerechnet. Wer es hat, verfügt damit allerdings über etwas qualitativ Neues – nämlich über einen Delegationsempfänger statt nur über einen Textgenerator.   Delegieren ist etwas anderes als Prompten Genau an dieser Stelle entsteht eine unterschätzte Lücke. Eine verbreitete Beobachtung aus der Praxis lautet, dass die meisten Copilot-Nutzenden noch immer prompten, als schrieben wir das Jahr 2024. Das ist kein Vorwurf, sondern eine logische Folge: Wir haben uns eine Fähigkeit angeeignet, während sich die Anforderung darunter still verschoben hat.   Vom Auftrag zum Ergebnis Ein Prompt beschreibt eine Handlung: „Formuliere diese E-Mail freundlicher." Ein Auftrag beschreibt ein Ergebnis samt Rahmen. Der Unterschied wirkt klein, verlangt aber deutlich mehr Vorarbeit: Ergebnis statt Tätigkeit: Was soll am Ende vorliegen – und woran erkennen Sie, dass es gut ist? Rahmen statt Details: Welche Vorgaben, Fristen und Tabus gelten? Kontrollpunkte statt Endkontrolle: An welchen Stellen wollen Sie zwischendurch draufschauen? Verantwortung bleibt: Die Freigabe ist keine Formalie, sondern der Ort, an dem Sie haften.   Wer schlecht delegiert, delegiert auch an eine KI schlecht Diese Aufzählung dürfte jeder Führungskraft bekannt vorkommen, und das ist kein Zufall. Delegation ist eine alte, gut untersuchte Disziplin – und ihre typischen Fehler übertragen sich eins zu eins auf KI-Systeme. Wer einen Auftrag ohne Zielbild vergibt, bekommt etwas Beliebiges zurück. Wer alles selbst nachbaut, spart keine Zeit. Und wer nie zwischendurch hinschaut, wundert sich am Ende. Der Unterschied ist nur: Ein Mensch fragt nach, wenn das Briefing lückenhaft ist. Ein Agent liefert stattdessen irgendetwas ab.   Ohne Briefing kein Ergebnis: Context Engineering Damit ist der eigentliche Engpass benannt. Er liegt nicht mehr in der Formulierung, sondern in dem, was das System über die Sache weiß. In der Fachdiskussion heißt diese Kompetenz Context Engineering: die bewusste Auswahl und Aufbereitung dessen, worauf ein KI-System zugreifen darf und soll. Der Vergleich mit einer neuen Kollegin trägt erstaunlich weit. Sie sagen ihr nicht nur, was am Ende herauskommen soll. Sondern Sie geben ihr die relevanten Unterlagen, erklären die Vorgeschichte, nennen die Ansprechpersonen und zeigen ein Beispiel für gelungene Arbeit. Nichts anderes ist Context Engineering an Copilot Cowork.   Was Copilot Cowork selbst mitbringt Ein Teil dieser Arbeit ist inzwischen ins Produkt gewandert. Work IQ, seit Juni ebenfalls allgemein verfügbar, ist die Kontextschicht von Microsoft 365: Sie erlaubt Copilot und Agenten, über E-Mails, Dateien, Chats, Meetings, Kalender, SharePoint-Inhalte und angebundene Geschäftssysteme hinweg zu schließen. Die Begründung dahinter ist bemerkenswert nüchtern: Agenten werden erst dann nützlich, wenn sie nicht nur Dokumente verstehen, sondern auch den meist unordentlichen menschlichen Kontext darum herum. Wichtig dabei: Die bestehenden Berechtigungen bleiben gewahrt. Copilot sieht ausschließlich, was die jeweilige Person ohnehin sehen darf. Das ist ein Schutz – aber eben auch eine Warnung: Sind Zugriffsrechte in SharePoint oder OneDrive historisch gewachsen und nie aufgeräumt worden, erbt die KI diese Unordnung.   Was Sie weiterhin selbst kuratieren Den Rest nimmt Ihnen niemand ab. Ein gutes Briefing entsteht aus bewussten Entscheidungen: Quellen auswählen: In Copilot Notebooks lassen sich dauerhafte Arbeitsräume mit gezielt ausgewählten Referenzen anlegen – wirksamer als jede Ad-hoc-Suche. Vorgeschichte sichern: Was das System sich merkt, muss nicht in jedem Auftrag neu erklärt werden. Anbindungen prüfen: Welche Systeme sind überhaupt angeschlossen? Was fehlt, kann nicht berücksichtigt werden. Maßstab mitliefern: Ein Beispieldokument sagt mehr über Ihre Qualitätserwartung als drei Adjektive.   Der Realitätscheck: Kontext hat einen Preis Es gibt einen zweiten, sehr handfesten Grund, sorgfältig zu kuratieren: Die Nutzung von Copilot Cowork wird verbrauchsabhängig abgerechnet, und die Kosten einer Aufgabe hängen unter anderem davon ab, wie viel Organisationskontext dabei abgerufen wird, wie viele Werkzeuge zum Einsatz kommen und wie lange der Vorgang läuft. Das verändert die Dynamik auf angenehme Weise: Wer präzise beauftragt, arbeitet nicht nur besser, sondern auch günstiger. „Alles reinkippen und hoffen“ ist erstmals messbar teurer als nachzudenken.   Was zählt jetzt bei der Nutzung von Copilot Cowork? Der Sprung vom Assistenten zum Agenten wird gern als technischer Fortschritt erzählt. Tatsächlich ist er vor allem eine organisatorische Zumutung: Er verlangt, dass wir Arbeit sauber beschreiben, sinnvoll übergeben und bewusst kontrollieren. Das ist keine neue Technik. Das ist eine alte Führungsdisziplin – die jetzt nur eben auch gegenüber Maschinen gilt. Autorin: Kerstin Vogel    Seminartipp! Workshop Microsoft Copilot 365Arbeiten Sie mit KI genau dort, wo Sie ohnehin täglich aktiv sind→ Info & anmelden  

Blasse Texte, austauschbare Bilder: Wer KI zum ersten Mal für die eigene Büroarbeit nutzt, ist meist enttäuscht. Der Grund ist bei Text- und Bildgestaltung derselbe: Es fehlt der Kontext. Der Ablauf ist erstaunlich gleichförmig: Jemand probiert zum ersten Mal aus, einen Text von einer KI schreiben zu lassen – eine Ankündigung, ein Protokoll, ein heikles E-Mail. Was zurückkommt, ist grammatikalisch tadellos und gut gegliedert, aber vollkommen blass. Es klingt nach niemandem. Formulierungen wie „in der heutigen schnelllebigen Zeit“ tauchen auf, die im eigenen Haus nie jemand schreiben würde. Beim Bild dasselbe Muster: Angefragt wird ein Motiv für die nächste Präsentation, geliefert wird eine glatte, freundliche Szene, die aussieht wie tausend andere. Technisch sauber, inhaltlich beliebig. Der Schluss daraus liegt nahe und ist trotzdem falsch: „Für meine Arbeit taugt das nicht." Denn die Ursache liegt selten am Werkzeug.   Woran es tatsächlich liegt Ein KI-Modell kennt Ihr Unternehmen nicht. Es weiß nichts über Ihre Kundschaft, Ihre Projekte, Ihre Gepflogenheiten, und auch nichts darüber, wie in Ihrem Haus üblicherweise geschrieben wird. Wenn es keine Informationen darüber bekommt, tut es das Einzige, was ihm bleibt: Es erzeugt den Durchschnitt aus allem, was es je gesehen hat. Und der Durchschnitt ist definitionsgemäß unspezifisch. In einem kontrollierten Experiment mit 444 Berufstätigen wurden diejenigen befragt, die die Technologie nach dem Ausprobieren im eigenen Job nicht weiter nutzten. Sie nannten fast durchgehend denselben Grund: Dem Werkzeug fehle das spezifische Wissen über den eigenen Betrieb. Ihr Schreiben sei eng auf die Kunden zugeschnitten oder beziehe aktuelle Informationen ein, die der Chatbot nicht kennen könne. (Noy & Zhang, 2023) Damit ist die Aufgabe umrissen. Es geht weniger darum, die Anfrage an die KI geschickter zu formulieren, als darum, dem Werkzeug Kontext mitzugeben – also all das, was in Ihrem Kopf selbstverständlich ist und im Auftrag deshalb regelmäßig fehlt: Anlass und Ziel: Warum entsteht dieser Text, dieses Bild – und was soll danach damit geschehen? Adressaten: Wer liest oder sieht das, und was weiß diese Person bereits? Eigene Gepflogenheiten: Hausstil, Sprachregelungen, Farben, Formulierungen, die bei Ihnen üblich oder unerwünscht sind. Fachliches Material: Zahlen, Mitschriften, Vorlagen, frühere Fassungen Rahmenbedingungen: Länge, Format, Frist, Kanal Je mehr davon durch Ihren Prompt mitgeliefert wird, desto weniger muss das Modell raten – und desto weniger durchschnittlich fällt das Ergebnis aus. Dieser Zusammenhang gilt für Text und Bild in gleicher Weise, nur mit unterschiedlichen Mitteln.   Wie bringe ich die KI dazu, bessere Texte zu schreiben?   Geben Sie ein Muster mit Der wirksamste und zugleich am wenigsten bekannte Handgriff: Legen Sie zwei oder drei eigene Texte bei – ein früheres Protokoll, ein altes Rundmail, einen Bericht, mit dem Sie zufrieden waren. Und bitten Sie darum, den neuen Text in diesem Stil zu verfassen. Der Unterschied ist unmittelbar spürbar. Satzlängen, Anrede, Höflichkeitsformeln, der Grad an Direktheit – all das übernimmt das Modell erstaunlich zuverlässig, wenn es ein Beispiel hat. Die häufigste Beschwerde von Einsteigern, „das klingt nicht nach mir", ist damit weitgehend erledigt.   Sagen Sie, wofür und für wen das ist Ein Auftrag ohne Adressaten führt zu einem Text ohne Adressaten. Hilfreich ist eine kurze Rahmung, die in einem Satz Platz findet: Für wen? Vorgesetzte, Team, Kundschaft, Behörde – das ändert alles Wozu? Informieren, überzeugen, absagen, dokumentieren Wie lang? „Eine halbe Seite“ ist etwas anderes als „drei Absätze“. Was auf keinen Fall? Zusagen, Zahlen, Namen, die nicht vorkommen dürfen.   Arbeiten Sie mit Rohmaterial statt aus dem Nichts Am stärksten ist die Technik nicht beim Erfinden, sondern beim Umformen. Aus einer unsortierten Mitschrift ein Protokoll machen. Aus Stichpunkten einen Absatz. Aus einem langen Bericht eine Zusammenfassung für die Leitung. In all diesen Fällen liefern Sie den Inhalt – und genau dort fällt das Ergebnis am wenigsten beliebig aus. Nebenbei verschiebt sich dadurch die eigentliche Arbeit. Was wegfällt, ist der Rohentwurf, also das leere Blatt. Was bleibt, ist das Beurteilen: Stimmt das? Ist der Ton richtig? Fehlt etwas? Diese Prüfung nimmt Ihnen niemand ab, und sie ist auch der Punkt, an dem Ihre Berufserfahrung zählt.   Wie kann ich die Bildgestaltung mit KI verbessern?   Derselbe Fehler in anderer Form „Ein schönes Bild für die Präsentation" ist die Bildversion eines Auftrags ohne Inhalt. Dabei kommt zwangsläufig die bildgewordene Mitte heraus: lächelnde Menschen an einem hellen Konferenztisch, wie man sie aus jeder Bilddatenbank kennt. Beschreiben Sie die Szene, nicht die StimmungBrauchbare Bildaufträge klingen konkret und fast nüchtern. Nützlich sind vier Angaben: Was soll zu sehen sein? Gegenstände, Personen, Ort, Handlung Aus welcher Perspektive? Nahaufnahme, Übersicht, Blickwinkel In welcher Anmutung? Fotografisch, illustriert, schematisch, farblich zurückhaltend In welchem Format? Querformat für die Folie, Hochformat für den Aushang Ein Beispiel für den Unterschied: Statt „Bild zum Thema Teamarbeit" etwa „Illustration in gedeckten Farben: vier Personen stehen um einen Tisch mit einem großen Papierplan, Draufsicht, Querformat".   Was inzwischen geht und vor Kurzem noch nicht ging Lange war Schrift die größte Schwäche der Bildgeneratoren – wer Text im Bild wollte, bekam Buchstabensalat. Das hat sich inzwischen geändert: Bei den leistungsfähigeren Modellen ist lesbare Typografie inzwischen das Merkmal, mit dem sie sich vom Rest unterscheiden. Damit wird eine Reihe von Dingen machbar, die vorher ohne Gestaltungsprogramm außer Reichweite lagen – ein beschriftetes Schema, ein einfaches Plakat, eine Titelgrafik. Der zweite Fortschritt betrifft die Arbeitsweise. Man muss nicht mehr blind neu würfeln, bis zufällig etwas Passendes erscheint, sondern kann gezielt einzelne Bildbereiche ändern lassen. Das erste Ergebnis ist also ein Ausgangspunkt, kein Urteil.   Zwei Dinge, die Sie im Blick behalten sollten Bei Bildern, die eine Wirklichkeit behaupten, ist Vorsicht angebracht – etwa vermeintliche Aufnahmen von Kundinnen, Mitarbeitenden, Firmenräumen oder Veranstaltungen. Unkritisch sind dagegen Schemata, Diagramme und erkennbare Illustrationen, die keine reale Situation vortäuschen. Und wenn ein Bild nach außen geht, lohnt ein Blick auf die im Haus geltenden Regeln zu Kennzeichnung und Rechten.   Das Prinzip hinter beidem: Kontext Ob Text oder Bild – die Qualität hängt weit weniger davon ab, wie geschickt die Anfrage formuliert ist, als davon, wie viel Kontext Sie mitbringen: ein Beispiel Ihres Stils, den Anlass, die Zielgruppe, das Rohmaterial, eine konkrete Vorstellung vom Motiv. Anders gesagt: Sie müssen nicht schreiben können wie eine Texterin und nicht zeichnen können wie ein Grafiker. Sie müssen beschreiben können, was Sie wollen – und beurteilen, ob das Ergebnis stimmt. Beides können die meisten Berufstätigen längst. Es kommt nur selten jemand auf die Idee, dass genau darin die entscheidende Fähigkeit im Umgang mit KI besteht. Autorin: Kerstin Vogel   Seminartipp! Text- und Bildgestaltung mit KINutzen Sie die Möglichkeiten von KI für Ihre Texte und Bilder!→ Info & anmelden     Literaturtipp Noy, S., & Zhang, W. (2023). Experimental evidence on the productivity effects of generative artificial intelligence [Working Paper]. SSRN. https://ssrn.com/abstract=4375283    

Das Budgetbegleitgesetz 2027–2028 bringt relevante Neuerungen für Lohnverrechnung, Personalabteilungen und HR. Jetzt gilt es, Prozesse, Abrechnungsdaten und interne Kommunikation rechtzeitig vorzubereiten. Das Budgetbegleitgesetz 2027–2028 betrifft zahlreiche Bereiche, die in der täglichen Lohn- und Gehaltsverrechnung relevant sind. Das Gesetz wurde als BGBl. I Nr. 62/2026 kundgemacht. Für Unternehmen, Personalabteilungen und Lohnverrechnung steht damit nicht mehr die Frage im Mittelpunkt, ob Anpassungen kommen, sondern wie sie fristgerecht und rechtssicher umgesetzt werden können.    Wegfall der Telearbeitspauschale ab 01.01.2027 Die steuerliche Telearbeitspauschale fällt in Österreich mit Ablauf des 31. Dezember 2026 weg. Für Telearbeitstage ab 1. Jänner 2027 kann daher kein steuerfreies Telearbeitspauschale mehr abgerechnet werden. Die bisherige Regelung – maximal 3 Euro pro Telearbeitstag und höchstens 100 Tage jährlich – ist ab 2027 nicht fortzuführen.  Auch das kleine und große Arbeitsplatzpauschale wird mit Ende 2026 abgeschafft. Damit entfallen ab 2027 zwei bisher mögliche steuerliche Entlastungen für Arbeitnehmer:innen bzw. Selbständige mit beruflicher Tätigkeit von zu Hause.    Konsequenz für die Lohnverrechnung Für Arbeitgeber bedeutet dies insbesondere: Ab 2027 darf kein steuerfreies Telearbeitspauschale mehr über die Lohnverrechnung berücksichtigt werden. Die bisher erforderliche Erfassung und Meldung der Anzahl der Telearbeitstage für diesen Zweck entfällt. Wird Beschäftigten für Arbeit von zu Hause weiterhin ein Kostenersatz bezahlt, ist dessen lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung gesondert zu prüfen; die bisherige Steuerbefreiung über das Telearbeitspauschale steht dafür nicht mehr zur Verfügung.   Telearbeit: Vereinbarungen und Dokumentation neu prüfen Telearbeit ist längst Bestandteil vieler Arbeitsmodelle. Wenn steuerliche Rahmenbedingungen angepasst werden, betrifft das nicht nur die monatliche Lohnverrechnung. Ebenso wichtig sind klar formulierte Telearbeitsvereinbarungen, nachvollziehbare Aufzeichnungen und eine einheitliche interne Kommunikation. Unternehmen sollten daher prüfen, welche Leistungen im Zusammenhang mit Telearbeit derzeit gewährt werden, wie diese in der Lohnverrechnung abgebildet sind und ob ihre Richtlinien mit den neuen Rahmenbedingungen übereinstimmen. Besonderes Augenmerk verdient die Abgrenzung zwischen steuerlich begünstigten Ersätzen, steuerpflichtigen Vergütungen und bloßen Aufwandsersatzregelungen. Der konkrete Umgang hängt dabei von der jeweils einschlägigen gesetzlichen Bestimmung ab.    Dienstgeberbeitrag (DB): Neuer Satz und geänderte Ausnahme für ältere Beschäftigte Eine für viele Unternehmen unmittelbar budgetwirksame Änderung betrifft den Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds, der ab 1. Jänner 2028 von derzeit 3,7 % auf 2,7 % der Beitragsgrundlage gesenkt wird.    Abrechnungssoftware und interne Kontrollen vorbereiten Für die Lohn- und Gehaltsverrechnung bedeutet die DB-Änderung vor allem: Abrechnungsparameter müssen zum 01.01.2028 korrekt hinterlegt sein. Verantwortliche sollten daher frühzeitig mit Softwareanbietern, externen Steuerberatungen oder internen IT-Abteilungen abstimmen, ob die Umstellung automatisiert erfolgt und welche Kontrollschritte vorgesehen sind. Auch für Budgetierung und Personalcontrolling ist die Änderung relevant. Der DB ist ein lohnabhängiger Aufwand; eine Änderung des Satzes kann daher die Personalkostenplanung beeinflussen. Für eine belastbare Vorschau sollten Unternehmen die Auswirkungen anhand ihrer individuellen Lohnsumme berechnen und mit weiteren Änderungen im Abgaben- und Beitragsumfeld gemeinsam betrachten.   DB-Ausnahme für Beschäftigte ab 60 Jahren fällt weg Zugleich entfällt die Ausnahme von der DB-Pflicht für Dienstnehmer:innen über 60 Jahre. Das betrifft insbesondere Unternehmen mit einem höheren Anteil erfahrener Mitarbeiter:innen oder mit Personalstrategien, die auf längere Erwerbsphasen setzen.   Elektro-Firmenfahrzeuge: Sachbezug im Fokus Ab 01.01.2027 ist für die Privatnutzung emissionsfreier Firmenfahrzeuge erstmals ein Sachbezug anzusetzen: Dieser beträgt 2027 0,375 % der Anschaffungskosten (höchstens EUR 180 monatlich) und steigt 2028 auf 0,625 % (höchstens EUR 300 monatlich). Der für die PKW-Sachbezugsbewertung relevante maximale Anschaffungswert bleibt bei EUR 48.000.  Die Regelung erfasst auch bereits bestehende Elektro-Firmenfahrzeuge. Der Sachbezug unterliegt grundsätzlich der 20%igen Umsatzsteuer, wobei der in der Personalverrechnung angesetzte Wert als Bruttobemessungsgrundlage gilt. Sachbezugsfreiheit bleibt nur bei wirksam ausgeschlossener und kontrollierter Privatnutzung möglich; bei einer durchschnittlichen Privatnutzung von höchstens 500 km monatlich kann der halbe Sachbezugswert angesetzt werden, wofür ein lückenloses Fahrtenbuch erforderlich ist. Unternehmen sollten insbesondere Dienstwagenmodelle mit Gehaltsverzicht oder Bezugsumwandlung überprüfen, weil der Sachbezug zusätzlich zur vereinbarten Umwandlung anfällt. Nicht betroffen bleibt die Privatnutzung arbeitgebereigener Fahrräder, die weiterhin vollständig sachbezugsfrei ist.   Für Personalverrechner:innen bedeuten die Änderungen beim Sachbezug: Bestehende Car-Policy-Regelungen, Fahrzeugüberlassungsvereinbarungen und die Berechnung des Sachbezugs sollten rechtzeitig überprüft werden. Besonders relevant ist, ob und in welchem Umfang eine private Nutzung vereinbart ist, wie das Fahrzeug steuerlich behandelt wird und welche Regeln für bereits bestehende Überlassungen gelten. Pauschale Aussagen zum Entfall einer Begünstigung sollten nur getroffen werden, wenn sie für den konkreten Sachverhalt und den jeweiligen Zeitpunkt durch die einschlägige Rechtsgrundlage gedeckt sind.   Änderungen beim Familienbonus Plus Ab 2027 wird die Aufteilung des Familienbonus Plus zwischen den Eltern neu geregelt.  Nach Vollendung des vierten Lebensjahres des Kindes kann der Bonus im Verhältnis 50:50 oder (nur mehr) 75:25 zwischen den Anspruchsberechtigten aufgeteilt werden.  Die bisherige Möglichkeit einer vollständigen Inanspruchnahme durch einen Elternteil entfällt in vielen Fällen. Arbeitgeber sollten rechtzeitig prüfen, bei welchen Dienstnehmern der Familienbonus Plus bereits in der laufenden Lohnverrechnung berücksichtigt wird und ob ab 2027 eine neue Erklärung (Formular E30) erforderlich ist.   Senkung des Dienstgeberbeitrages zum FLAF Ab 1. Jänner 2028 wird der Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds (FLAF) zur Entlastung der Unternehmen von 3,7 % auf 2,7 % reduziert. Gleichzeitig fällt die bisherige Befreiung für Arbeitnehmer:innen über 60 Jahre weg; dies gilt ebenso für den Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag.   Anhebung der Höchstbeitragsgrundlage Zur Finanzierung des Sozialversicherungssystems wird die Höchstbeitragsgrundlage zusätzlich zur regulären Valorisierung angehoben.  Für das Jahr 2027 erfolgt eine außerordentliche Erhöhung um 150 Euro monatlich, für 2028 um 50,10 Euro monatlich.  Die Höchstbeitragsgrundlage ist auf den vollen Eurobetrag zu runden.   Geringfügige Beschäftigung Die monatliche Geringfügigkeitsgrenze bleibt 2027 unverändert bei 551,10 Euro.  Die pauschale Dienstgeberabgabe für geringfügige Beschäftigungen wird mit 1. Jänner 2027 von 19,4% auf 23% angehoben (ab 2030 ist wieder eine Senkung auf 21% vorgesehen).  Betroffen sind Arbeitgeber, bei denen die Monatsentgeltsumme aller geringfügig Beschäftigten die 1,5-fache Geringfügigkeitsgrenze übersteigt.   Arbeitslosenversicherung Die bisher für niedrige Einkommen geltende Reduktion des von Arbeitslosenversicherungsbeitrags (Arbeitnehmeranteil) nach § 2a AMPFG endet mit 31. Dezember 2026. Die bisherige Entlastung für Niedrigverdiener wir damit schrittweise zurückgenommen. Für Dienstverhältnisse, die zu diesem Stichtag bereits bestehen, gelten jedoch Übergangsbestimmungen. Darüber hinaus sollen Dienstnehmer künftig – ebenso wie Dienstgeber – grundsätzlich bis zum Erreichen des gesetzlichen Pensionsalters Beiträge zur Arbeitslosenversicherung leisten.  Die bisherige Sonderregelung, wonach bei Vorliegen der Voraussetzungen für eine Korridorpension noch bis zu ein Jahr Arbeitslosengeld bezogen werden konnte, entfällt ab 1. Jänner 2027. Die bisherige Befreiung vom Insolvenz-Entgelt-Fonds-Beitrag für Arbeitnehmer:innen ab dem 63. Lebensjahr entfällt. Künftig ist der IESG-Zuschlag grundsätzlich für den gesamten Zeitraum zu leisten, in dem für das Dienstverhältnis auch Dienstgeberbeiträge zur Arbeitslosenversicherung zu entrichten sind.   Altersteilzeit Die Altersteilzeit wird umfassend neu gestaltet. Für kontinuierliche Altersteilzeiten, die ab 1. November 2026 beginnen, wird der vom AMS refundierbare Lohnausgleich mit 75% (anstelle der vollen) Höchstbeitragsgrundlage begrenzt.   Was Lohnverrechnung und HR jetzt tun sollten Die Umsetzung des Budgetbegleitgesetzes ist ein gemeinsames Projekt von Lohnverrechnung, HR, Finanzbereich und – je nach Organisation – Arbeitsrecht, Steuerberatung und IT. Sinnvoll ist ein strukturierter Umsetzungsplan: Abrechnungsparameter prüfen: DB-Satz, Sonderfälle und sonstige betroffene Lohnarten identifizieren.  Stammdaten und Kontrollroutinen analysieren: Insbesondere bisherige DB-Ausnahmen für Beschäftigte ab 60 Jahren überprüfen.  Richtlinien aktualisieren: Telearbeit, Firmenfahrzeuge und weitere Benefits auf Anpassungsbedarf untersuchen.  Kommunikation vorbereiten: Führungskräfte und betroffene Mitarbeiter:innen frühzeitig, verständlich und einheitlich informieren. Gesetzliche Details absichern: Inkrafttretens-, Übergangs- und Sonderbestimmungen jeweils anhand des kundgemachten Gesetzestextes prüfen.    Fazit: Jetzt vorbereiten, zum Jahreswechsel sicher abrechnen Unternehmen sollten die beschlossenen Maßnahmen bereits jetzt analysieren und deren Auswirkungen auf Personalkosten, Vergütungsmodelle und interne Prozesse prüfen.  Eine frühzeitige Anpassung bestehender Systeme und Richtlinien kann helfen, Überraschungen bei Inkrafttreten der neuen Regelungen zu vermeiden.   Seminartipp! Update Lohnsteuer-, SV- und Arbeitsrecht 2027In unserem Praxisseminar machen Sie sich für das Jahr 2027 fit und erfahren, welche Neuerungen im Bereich auf Sie zukommen→ Info & anmelden   Quellen: https://www.parlament.gv.at/gegenstand/XXVIII/I/523 https://www.ris.bka.gv.at/eli/bgbl/I/2026/62 https://www.parlament.gv.at/dokument/XXVIII/I/562/fnameorig_1768137.html   Autor:in: Redaktion FORUM Media (CVA)

Wann ist eine Patronatserklärung bilanzierungs- oder haftungsrelevant? Wir zeigen Ihnen, wie Sie harte und weiche Zusagen richtig einordnen und Risiken im Jahresabschluss vermeiden.   Was ist eine Patronatserklärung? Bei Patronatserklärungen handelt es sich um eine Form der Kreditbesicherung, bei welcher der Patron (Dritter) dem Gläubiger die Zusage erteilt, den Schuldner (Protegé) finanziell so abzusichern, dass dieser den Gläubiger bei Bedarf befriedigen kann. Gem OGH RS0016949 gilt: „Der Begriff der Patronatserklärung ist als Mittel der Kreditsicherung eine Sammelbezeichnung für eine Vielzahl von Erklärungen einer vom Kreditnehmer verschiedenen, zu diesem jedoch regelmäßig in einem Naheverhältnis stehenden Person, dem Patron, die einen unterschiedlichen Inhalt haben können. Je nach ihrem Inhalt reichen sie von völlig unverbindlichen Erklärungen bis zum Garantievertrag. [...] Nur die ‚harte‘ Patronatserklärung hat klare Konturen. Sie ist durch die Übernahme der Verpflichtung gekennzeichnet, die Schuldnerin so auszustatten, dass sie ihre Schulden beim Kreditgeber zurückzahlen kann. Bei einer „harten“ Patronatserklärung verpflichtet sich der Patron gegenüber dem Kreditgeber. [...] ‚Weiche‘ Patronatserklärungen können einerseits unverbindliche Äußerungen, andererseits aber auch rechtlich verbindliche Handlungszusagen sein; liegt eine solche Handlungspflicht vor, kann deren Verletzung Schadenersatzansprüche auslösen.“   Was ist eine harte Patronatserklärung? Bei der harten Patronatserklärung verpflichtet sich der Patron, den Protegé (Schuldner) liquide zu halten. Wird der Protegé zahlungsunfähig, dann ist es dem Gläubiger möglich, direkt vom Patron Befriedigung zu begehren. Gibt der Patron leichtfertig eine harte Patronatserklärung ab, kann dieser massive Haftungsrisiken eingehen, welche letztlich seinen eigenen Bestand im Endeffekt gefährden können. Gem OGH 1Ob45/25m Rn 19 ist „das charakteristische Element einer ‚harten‘ Patronatserklärung [...] die Ausstattungszusage. Diese kann dahin formuliert sein, dass der Patron ‚dafür Sorge trägt, dass der Kreditnehmer bis zur vollständigen Rückzahlung des Kredits in einer Weise finanziell ausgestattet wird, dass er jederzeit in der Lage ist, seine Verpflichtungen aus dem Kreditverhältnis bzw sämtliche gegenwärtigen und zukünftigen Verpflichtungen zu erfüllen‘. Sie kann aber auch in der Zusage einer ‚kapitalgemäßen‘ Ausstattung, die den Kreditnehmer ‚stets‘ liquide hält, liegen [...].“ Der Patron haftet möglicherweise gegenüber Insolvenzverwaltung, wenn der Patron im Rahmen einer harten Patronatserklärung die Pflicht zur finanziellen Ausstattung des Protegés übernommen hat, welche rechtsverbindlich und gerichtlich durchsetzbar ist. Gem OGH 1Ob45/25m Rn 29 gilt: „Der Patron haftet in der Insolvenz der Kreditnehmerin wegen des primär präventiven Charakters seiner Verpflichtung nicht nur für den Ausfall, sondern – neben dem insolventen Kreditnehmer“. Der Gläubiger hat keinen direkten Zahlungsanspruch gegenüber dem Patron, kann den Rechtsanspruch aus der harten Patronatserklärung jedoch als Schadenersatzanspruch einklagen, anders als bei klassischen Personalsicherheiten, wie Bürgschaft, Garantie oder Schuldbeitritt, bei welchen eine direkte Einstandspflicht besteht. Der Patron muss also für die erklärte Schuldübernahme unbedingt einstehen. Der Anspruch des Gläubigers entsteht also mit dem Eintritt jenes Ereignisses, welches der Patron mit seiner Erklärung abgedeckt hat. Dem Patron steht im Falle der Inanspruchnahme durch den Gläubiger idR ein Regress gegenüber dem Begünstigten zu.   Was ist eine weiche Patronatserklärung? Bei der weichen Patronatserklärung verspricht der Patron, sich bemühen zu wollen, den Protegé (Schuldner) liquide zu halten. Gem § 880a ABGB gilt: „Hat jemand einem andern eine Leistung eines Dritten versprochen, so gilt dies als Zusage seiner Verwendung bei dem Dritten; ist er aber für den Erfolg eingestanden, so haftet er für volle Genugtuung, wenn die Leistung des Dritten ausbleibt.“ Weiche Patronatserklärungen stellen also eine bloße Wissenserklärung dar, somit keine Äußerung des Willens. Allerdings ist der Anspruch auf Vertrauensschadenersatz des Gläubigers denkbar, wenn der Patron die Erklärung abgegeben hat, diese aber nicht einhält. Gem OGH 4Ob151/10z können diese „einerseits unverbindliche Äußerungen sein, die dem Empfänger nicht mehr als ein ‚warm feeling‘ verschaffen sollen [...] andererseits aber auch rechtlich verbindliche Handlungszusagen. Liegt eine Handlungspflicht vor, kann deren Verletzung Schadenersatzansprüche auslösen [...].“   Was ist der Zweck von Patronatserklärungen? Absicherung von Forderungsrechten Dritter Absicherung der Going-Concern-Prämisse von Konzernunternehmen Auskunftserteilung über die Geschäftspolitik (vor allem im Zusammenhang mit der Begründung von Geschäftsbeziehungen)   Welchen Adressatenkreis haben Patronatserklärungen? Gläubiger (Kreditgeber) des Konzernunternehmens (meist Bank) betroffenes Konzernunternehmen selbst   Eventualverbindlichkeit und Anhangsangabe im Jahresabschluss  Gem § 199 UGB gilt: „Unter der Bilanz sind Verbindlichkeiten aus der Begebung und Übertragung von Wechseln, Bürgschaften, Garantien sowie sonstigen vertraglichen Haftungsverhältnissen, soweit sie nicht auf der Passivseite auszuweisen sind, zu vermerken, auch wenn ihnen gleichwertige Rückgriffsforderungen gegenüberstehen.“ Bei Verbindlichkeiten, die bereits feststehen bzw mit welchen mit einer mehr als 50%igen Wahrscheinlichkeit zu rechnen ist, hat ein Ansatz als Verbindlichkeit/Rückstellungen zu erfolgen. Jene Verbindlichkeiten, mit welchen potenziell zu rechnen ist, also mit einer Wahrscheinlichkeit von nicht mehr als 50 %, sind als Eventualschuld auszuweisen. Unterschieden werden folgende Kategorien vertraglicher Haftungsverhältnisse gem § 199 UGB: Begebung und Übertragung von Wechseln Bürgschaften, einschließlich Wechsel- und Scheckbürgschaften Garantien sonstige vertragliche Haftungsverhältnisse – etwa Sicherungszession, Sicherungsübereignung, Patronatserklärungen Harte Patronatserklärungen sind als Eventualschulden im Anhang gem § 237 Abs 1 Z 2 UGB anzugeben („anstelle des Vermerks unter der Bilanz der Gesamtbetrag der Haftungsverhältnisse (§ 199) sowie sonstiger wesentlicher finanzieller Verpflichtungen, die nicht auf der Passivseite auszuweisen sind“). Für (mittel)große Gesellschaften gilt § 238 Abs 1 Z 14 UGB: „die Aufgliederung der nach § 237 Abs 1 Z 2 anzugebenden Haftungsverhältnisse und Erläuterungen dazu“. Weiche Patronatserklärungen fallen weder unter § 199 UGB, noch unter § 237 Abs 1 Z 2 UGB, noch unter § 238 Abs 1 Z 14 UGB. Es ist allerdings denkbar, dass sich der Patron ohne rechtliche Verpflichtung de facto nicht der Verpflichtung nicht entziehen kann. In diesem Fall ist gegebenenfalls eine Rückstellung zu bilden, wenn mit mehr als 50%iger Wahrscheinlichkeit damit zu rechnen ist, dass das betreffende Ereignis eintritt, andernfalls hat bei (mittel)großen Gesellschaften eine Anhangsangabe gem § 238 Z 10 UGB zu erfolgen („Art, Zweck und finanzielle Auswirkungen der nicht in der Bilanz enthaltenen und auch nicht gemäß § 237 Abs 1 Z 2 anzugebenden Geschäfte, sofern die Risiken und Vorteile, die aus solchen Geschäften entstehen, wesentlich sind und die Offenlegung derartiger Risiken und Vorteile für die Beurteilung der Finanzlage der Gesellschaft notwendig ist“). Dies kommt vor allem dann in Betracht, wenn sich die weiche Patronatserklärung generell an gegenwärtige und künftige Geschäftspartner richtet oder auch in der Vergangenheit der Begünstigte aufgrund der Patronatserklärung unterstützt worden ist.   Wann gilt die Going-Concern-Prämisse und wann nicht? Gem § 201 Abs 2 Z 2 UGB gilt: „Bei der Bewertung ist von der Fortführung des Unternehmens auszugehen, solange dem nicht tatsächliche oder rechtliche Gründe entgegenstehen.“ Die Going-Concern-Prämisse gilt in den folgenden Fällen nicht: Insolvenzrechtlicher Überschuldung Zahlungsunfähigkeit Krankheit Kein Nachfolger Verlust eines bedeutenden Beschaffungs-/Absatzmarktes Auslaufen von Konzessionen, die die wesentliche Betriebsgrundlage darstellen Kein Zugriff auf finanzielle Mittel (zB EU-Sanktionen, Krieg) Auflösung wg Auslaufens gesellschaftsvertraglicher/gesetzlicher Frist Tatsächliche oder rechtliche Gründe Fortführung nicht mindestens 12 Monate ab Bilanzstichtag gewährleistet Eine harte Patronatserklärung kann auch zur Absicherung der Bilanzierung unter der Going-Concern-Prämisse eines Unternehmens herangezogen werden. Diese muss folgende Kriterien erfüllen: Direkte Berechtigung des Begünstigten aus der Patronatserklärung Ausreichende Bonität der die Patronatserklärung abgebenden Gesellschaft ≥ 12 Monate Laufzeit ab Erteilung des Bestätigungsvermerks, empfohlen: unbeschränkte Laufzeit   Patronatserklärung und negatives Eigenkapital gem § 225 Abs 1 UGB Gem § 225 Abs 1 UGB gilt: „Ist das Eigenkapital durch Verluste aufgebraucht, so lautet dieser Posten ‚negatives Eigenkapital‘. Im Anhang ist zu erläutern, ob eine Überschuldung im Sinne des Insolvenzrechts vorliegt.“ Negatives Eigenkapital liegt also vor, wenn das Eigenkapital durch Verluste aufgebraucht wurde. Der Bilanzposten Eigenkapital ist dabei in „Negatives Eigenkapital“ umzubenennen und der Fehlbetrag unter negativem Vorzeichen auszuweisen. Im Anhang ist zu erläutern, ob gleichzeitig auch insolvenzrechtliche Überschuldung vorliegt. Zur Feststellung der bilanzmäßigen Überschuldung muss zunächst untersucht werden, ob das Eigenkapital, das sich aus dem Nennkapital, den Kapital- und Gewinnrücklagen und dem Bilanzgewinn und -verlust zusammensetzt, negativ ist. Weist das Eigenkapital einen positiven Wert auf, so ist eine buchmäßige Überschuldung auf jeden Fall zu verneinen. Bei buchmäßiger Überschuldung und ungewisser Fortbestehensprognose können unter Berücksichtigung des Einzelfalls und einer gesonderten rechtlichen Beurteilung harte Patronatserklärungen mit unbeschränkter Laufzeit für den Nachweis herangezogen werden, dass keine insolvenzrechtliche Überschuldung vorliegt. Die für Zwecke der Absicherung der Going Concern-Prämisse als ausreichend qualifizierte harte Patronatserklärung mit einer vereinbarten maximalen Laufzeit kann alleine nicht als ausreichend angesehen werden. Erforderlich ist die Geltung der Erklärung bis zum Zeitpunkt der Beseitigung der insolvenzrechtlichen Überschuldung des gefährdeten Unternehmens. Die Abgabe einer harten Patronatserklärung bei Vorliegen einer buchmäßigen Überschuldung zur Vermeidung einer insolvenzrechtlichen Überschuldung kann beim Begünstigten einen Zusatz im Bestätigungsvermerk erfordern. Gem § 67 Abs 3 IO gilt: „Bei der Prüfung, ob rechnerische Überschuldung vorliegt, sind Verbindlichkeiten- auch solche aus Eigenkapital ersetzenden Leistungen- dann nicht zu berücksichtigen, wenn der Gläubiger erklärt, dass er Befriedigung erst nach Beseitigung eines negativen Eigenkapitals (§ 225 Abs 1 HGB) oder im Fall der Liquidation nach Befriedigung aller Gläubiger begehrt und dass wegen dieser Verbindlichkeiten kein Insolvenzverfahren eröffnet zu werden braucht.“ Bei einer Rangrücktrittserklärung sagt ein Gläubiger, der eine Forderung gegenüber dem Begünstigten hat, zu, diese erst nach Befriedigung der anderen Gläubiger geltend zu machen. Sie sind für die Beseitigung der insolvenzrechtlichen Überschuldung nur geeignet, wenn sie § 67 Abs 3 IO entsprechen.   Konzerninterner Leistungsverkehr, verdeckte Gewinnausschüttung Der konzerninterne Dienstleistungsaustausch ist von Umfang und Inhalt her gesehen sehr unterschiedlich und hängt vom Integrationsgrad der Konzerne ab. Im dezentralisierten Konzern kann beispielsweise die Muttergesellschaft ihre konzerninterne Tätigkeit darauf beschränken, ihre Investitionen in die Tochtergesellschaften in ihrer Eigenschaft als Anteilseigner zu überwachen, wodurch keine verrechenbaren Dienstleistungskosten erwachsen. Bei hochintegrierten Konzernen kann sich hingegen der konzerninterne Leistungsumfang auf umfangreiche Dienstleistungen administrativer, kaufmännischer und technischer Art beziehen. Grundsätzlich ist bei der Findung eines Verrechnungspreises nach dem Prinzip des Fremdvergleichs vorzugehen. Die Höhe des angemessenen Gewinnaufschlags muss in jedem Einzelfall gesondert entschieden werden. Die Anerkennung der konzerninternen Überlassung von Finanzmitteln kann ua die Vereinbarung eines fixen Rückzahlungsdatums, die Verpflichtung Zinsen zu zahlen, das Vorliegen von Sicherheiten oder die Fähigkeit des Darlehensnehmers, die Mittel von fremden Dritten zu erhalten voraussetzen. Der Fremdvergleichsgrundsatz dient daher auch der Beurteilung, ob eine als Darlehen bezeichnete Überlassung von Finanzmitteln für steuerliche Zwecke als Fremdkapital anerkannt wird, oder ob nicht verdecktes Eigenkapital vorliegt. Gem Rz 530 KStR gilt: „Bei einer Darlehensgewährung durch den Anteilsinhaber an seine Körperschaft bewirkt eine nicht fremdübliche Vertragsgestaltung (keine Besicherung, abgegebene Nachrangigkeitserklärung, fehlende Schriftlichkeit, nur später verfasste Aktennotiz, dass Rückzahlung erst nach drei Jahren verzinst werden soll) die Behandlung als verdecktes Stammkapital.“ Gem Rz 127 f VPR gilt: „Für Bürgschaftsübernahmen (Garantien) innerhalb des Konzerns ist eine fremdübliche Provision zu leisten, wenn die Bürgschaftsübernahme aus wirtschaftlichen Gründen und nicht aufgrund des Gesellschaftsverhältnisses erfolgt. [...] Patronatserklärungen mit einem der Bürgschaftsübernahme vergleichbaren Inhalt (harte Patronatserklärungen) sind entgeltpflichtig. Harte Patronatserklärungen haben für den Kreditgeber Sicherungswert und beinhalten die Verpflichtung der Muttergesellschaft, die Tochtergesellschaft finanziell so ausgestattet zu halten, dass sie ihren Verbindlichkeiten aus dem Kreditvertrag nachkommen kann. Weiche Patronatserklärungen beinhalten beispielsweise lediglich die Zusage, die Tochtergesellschaft beeinflussen zu wollen, dass sie ihren Verbindlichkeiten aus dem Kreditvertrag nachkommen soll. Damit geht keine rechtliche Verpflichtung für die Muttergesellschaft einher, weshalb auch keine Provision geleistet werden muss.“ Kommt man also zum Ergebnis, dass ein Entgelt festzusetzen ist, dann kann eine Orientierung anhand üblicher Avalprovisionssätze erfolgen. Gem EAS 2896 gilt in diesem Zusammenhang: „Übernimmt die [...] Muttergesellschaft für die Gewährung eines Kredites durch eine [...] Großbank an ihre [...] Tochtergesellschaft eine Bürgschaft durch Unterfertigung von Wechselverpflichtungserklärungen gegenüber dieser Großbank, liegt eine Dienstleistung der Muttergesellschaft gegenüber ihrer ungarischen Tochtergesellschaft vor, die einer fremdüblichen Abgeltung durch eine Haftungsprovision bedarf [...]. Die Ausmessung dieser Haftungsprovision hat nach Fremdüblichkeitskriterien zu erfolgen; es sind keine Bedenken erkennbar, sich hierbei an den für Bankbürgschaften üblichen Sätzen einer Avalprovision zu orientieren.“ Kommt man zum Ergebnis, dass eine Provision fremdüblich ist und wird trotzdem keine Provision vereinbart oder verrechnet, obwohl fremdüblich, so kann eine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegen. Es ist entscheidend, ob bereits die Übernahme der Bürgschaft/harten Patronatserklärung eine verdeckte Ausschüttung darstellt. Will die Körperschaft einen Rückgriffsanspruch geltend machen, kann die verdeckte Ausschüttung darin liegen, dass die Bürgschaft/harte Patronatserklärung unentgeltlich oder zu einem zu niedrigen Entgelt übernommen wird, obwohl die Zahlung einer Avalprovision fremdüblich ist.   Seminartipp!Bilanz und JahresabschlussVermeiden Sie Fehlinterpretationen und damit verbundene Fehlentscheidungen!→ Info & anmelden     Autorinnen: Mag. Daniela Michilits, Redaktion FORUM Media (CVA)  

KI schreibt eine falsche Formel so selbstbewusst wie eine richtige. Wie Sie mit präzisen Eingaben bessere Ergebnisse erzielen – und warum Sie sie trotzdem immer gegenprüfen sollten.   Die KI kennt keinen Zweifel Wer schon einmal eine Formel falsch gebaut hat, kennt das Gefühl: Irgendetwas stimmt nicht, das Ergebnis sieht nicht stimmig aus, man schaut noch einmal hin. Dieses Zögern ist zutiefst menschlich – und es fehlt der künstlichen Intelligenz vollständig. Ein Sprachmodell formuliert eine falsche Formel mit derselben Überzeugung wie eine richtige. Es kennt keinen Zweifel. Genau darin liegt die eigentliche Herausforderung, wenn Sie Excel-Daten mit KI verarbeiten. Den Zweifel, den das Modell nicht hat, muss der Mensch beisteuern – und zwar an zwei Stellen: einmal zu Beginn, durch präzise Eingaben, und anschließend beim Ergebnis, durch konsequente Kontrolle. Zwei Tore, durch die jedes KI-Ergebnis muss, bevor man ihm trauen darf. Nehmen wir ein Beispiel: eine Umsatztabelle mit Regionen, Produkten und Quartalswerten. Die Aufgabe an die KI lautet schlicht: „Analysiere die Daten." Das Ergebnis ist plausibel, ordentlich formatiert – und völlig belanglos. Ein paar Durchschnittswerte, eine generische Beobachtung. Nichts, womit sich eine Entscheidung treffen ließe. Woran das liegt? An unseren bereits formulierten zwei Toren.   Was ändert sich gerade beim Einsatz von Copilot in Excel? Bis vor Kurzem war KI in Excel ein Ratgeber: Sie schlug eine Formel vor, man übernahm sie selbst. 2026 hat sich das nun gedreht. Die KI handelt nun direkt in der Arbeitsmappe – sie plant mehrere Schritte, führt sie aus, prüft das eigene Zwischenergebnis und arbeitet nach. Wie tiefgreifend dieser Wandel ist, verrät eine Kleinigkeit am Rande: Microsoft hat die zunächst „Agent-Modus" getaufte Funktion inzwischen schlicht in „Bearbeiten mit Copilot" umbenannt. Das Mächtige wird zum Alltag – und genau deshalb steigt der Einsatz. Solange die KI nur Vorschläge machte, lag die Kontrolle automatisch beim Menschen. Sobald sie selbst in die Tabelle schreibt, verschwindet diese natürliche Sicherung. Die zwei Tore werden damit nicht optional, sondern zur Voraussetzung für verlässliche Arbeit.   Tor 1: Präzise Eingaben Die Qualität eines KI-Ergebnisses entscheidet sich schon bei der Eingabe. Eine vage Frage erzeugt eine vage Antwort. Das ist keine Schwäche der Technik, sondern eine Eigenschaft: Das Modell füllt Lücken mit Annahmen, und je mehr Lücken Sie lassen, desto mehr rät es.   Vier Bausteine einer guten Anweisung für Copilot in Excel Eine wirksame Eingabe enthält in der Regel vier Elemente: Ein klares Ziel: Was genau soll herauskommen? Nicht „analysieren", sondern „die drei Regionen mit dem stärksten Umsatzrückgang finden". Kontext: Worum geht es, und für wen ist das Ergebnis gedacht? Ein Bericht für die Geschäftsführung sieht anders aus als eine schnelle interne Prüfung. Explizite Erwartung: Format, Umfang, Struktur – etwa „als sortierte Tabelle" oder „als kurzer Fließtext mit drei Kernpunkten". Eine benannte Quelle: Welcher Datenbereich, welche Spalten? Je eindeutiger der Bezug, desto geringer das Risiko, dass sich die KI etwas zusammenreimt.   Vom vagen zum präzisen Prompt Zurück zum Beispiel der Umsatztabelle. Statt „Analysiere die Daten" lautet die bessere Anweisung etwa: „Vergleiche den Umsatz je Region über die letzten vier Quartale. Markiere alle Regionen mit einem Rückgang von mehr als zehn Prozent und gib das Ergebnis als nach Rückgang sortierte Tabelle aus." Das Resultat ist sofort brauchbar: konkrete Regionen, klare Schwelle, sinnvolle Sortierung. Wer zusätzlich Beispiele mitliefert und die Tabelle vorausschauend strukturiert – eindeutige Überschriften, keine verbundenen Zellen, klar abgegrenzte Bereiche –, erhält nicht nur einmalig ein besseres Ergebnis, sondern eine Lösung, die auch mit neuen Zeilen stabil bleibt. Auch Microsoft selbst formuliert es unmissverständlich und weist darauf hin, dass die KI umso besser helfen kann, je genauer die Angaben sind. (Microsoft Support, o. D.)   Tor 2: Konsequente Kontrolle des Ergebnisses Eine präzise Eingabe erhöht die Wahrscheinlichkeit eines guten Ergebnisses – sie garantiert es nicht. Hier kommt das zweite Tor ins Spiel, und es ist genau jenes, das am häufigsten übersprungen wird.   Warum Prüfen Pflicht bleibt Das Modell kann die Bedeutung seiner Ausgabe nicht verstehen und ihre Richtigkeit nicht bewerten – darauf weist auch Microsoft in den eigenen Hinweisen ausdrücklich hin. (Microsoft Support, o. D.) Untersuchungen zur KI-gestützten Formelerstellung zeigen zudem ein klares Muster: Solange die Aufgabe überschaubar ist, liefert die KI oft korrekte Ergebnisse mit nachvollziehbarer Herleitung. Sobald aber Informationen fehlen oder das Problem komplex wird, brechen Genauigkeit und Schlussfolgerung ein – bis hin zu frei erfundenen Werten, die dennoch überzeugend aussehen. (Thorne, 2023) Die KI signalisiert diesen Bruch nicht. Sie zögert nicht, sie warnt nicht. Der falsche Wert kommt mit derselben Selbstsicherheit wie der richtige.   So prüfen Sie ein Copilot Ergebnis in Excel in der Praxis Kontrolle muss nicht aufwendig sein. Drei Routinen reichen meist aus: Stichproben gegen bekannte Werte: Rechnen Sie einige Zellen von Hand nach oder gegen eine Zahl, die Sie sicher kennen. Eine kleine Kontrollzeile einbauen: Eine Quersumme oder ein Plausibilitätscheck, der sofort auffällt, wenn etwas nicht passt. Die Logik lesen, nicht nur das Ergebnis: Sehen Sie sich die erzeugte Formel an. Stimmt der Zeitraum? Wurde versehentlich eine Summenzeile mitgezählt? Oder ist die Formel möglicherweise unnötig kompliziert?   Fazit: Zwei Tore, eine Haltung KI in Excel ist eine schnelle, fähige Assistenz. Sie wird produktiv, wenn Sie sie präzise anweisen – und vertrauenswürdig erst, wenn Sie ihre Ergebnisse gegenprüfen. Beide Tore gehören zusammen: Das erste sorgt dafür, dass möglichst wenig schiefgeht; das zweite fängt das ab, was trotzdem schiefgeht. Die eigentliche Verschiebung durch agentische KI ist deshalb keine technische, sondern eine der Verantwortung: weg vom Ausführen, hin zum Kontrollieren. Die KI bringt das Können. Den Zweifel und die passenden Eingaben liefern Sie.   Literaturverzeichnis Microsoft Support. (o. D.). Häufig gestellte Fragen zu Copilot in Excel, abgerufen am 8. Juni 2026  Thorne, S. (2023). Experimenting with ChatGPT for spreadsheet formula generation: Evidence of risk in AI generated spreadsheets [Preprint]. arXiv.    Autorin: Kerstin Vogel Seminartipp: Datenverarbeitung mit Excel und KI