Prozessanalyse ist mehr als Optimierung: Sie eignet sich für Einstieg, Einschulung und Teambuilding. Sinnstiftend eingesetzt, fördert sie Eigenmotivation, Transparenz und Prozessverständnis – und verbessert Kommunikation und Kooperation mit Spaß.
Neu im Team – und die Abläufe sind ein Rätsel
Sie starten als Führungskraft in einer neuen Abteilung. Die Erwartungen sind klar: Orientierung geben, Ziele setzen, Ergebnisse liefern. Doch die Realität sieht oft anders aus:
- Prozesse sind historisch gewachsen und nicht dokumentiert.
- Übergabe und Einschulung fehlen oder sind lückenhaft.
- Jeder arbeitet „wie immer“.
Die Folge: Verzögerungen, Doppelarbeit, Unsicherheit im Team. Und Sie? Statt Strategie und Führung dominieren administrative Fragen.
Die Lösung: Nutzen Sie Prozessanalyse als Werkzeug, um Abläufe zu verstehen, das Team kennenzulernen und gemeinsam Verbesserungen anzustoßen.
Prozessanalyse als Teambuilding – so funktioniert’s
Prozessanalyse ist kein trockenes Audit, sondern kann als interaktive Maßnahme gestaltet werden. Methoden wie Makigami, Swimlane oder SIPOC machen Abläufe sichtbar und schaffen Raum für Austausch.
Praxisbeispiel:
Sie wollen den Genehmigungsprozess für Budgetanträge verstehen. Statt alleine das QM-System zu durchforsten, holen Sie das Team an einen Tisch:
- Jeder beschreibt seine Schritte und Schnittstellen.
- Gemeinsam visualisieren Sie den Ablauf – Rollen, Dokumente, Systeme.
- Probleme, Wartezeiten und Risiken werden markiert
Effekt:
- Sie lernen die Abläufe und die Menschen dahinter kennen.
- Das Team fühlt sich gehört und wertgeschätzt.
- Erste Quick Wins entstehen direkt im Workshop.
Warum Prozessanalyse mehr ist als Prozessoptimierung
Prozessanalyse in der Gruppe wirkt wie ein Teambuilding-Event:
- Transparenz: Alle sehen den Gesamtprozess, nicht nur ihren Ausschnitt.
- Wertschätzung: Jeder Beitrag zählt – Expertise wird sichtbar.
- Vertrauen: Offene Diskussion über Probleme und Lösungen.
Und das Beste: Sie setzen damit die Marschrichtung für Ihre Führungsarbeit – klar, strukturiert und partizipativ.
Prozessanalyse-Tools – Ihr Steuerungsinstrument
- Priorisieren: Mit Methoden wie ICE-Index oder Pareto erkennen Sie die größten Hebel.
- Aufzeichnen: Makigami, Swimlane oder SIPOC visualisieren Abläufe und Schnittstellen.
- Gestalten: Standards setzen, um Klarheit und Vergleichbarkeit zu schaffen.
- Verbessern: Lean & Kaizen für kontinuierliche Optimierung.
Digitalisierung – aber richtig
Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Bevor Tools eingeführt werden, müssen Prozesse klar definiert sein:
- Was ist der Input, was der Output?
- Welche Schritte sind notwendig – und welche überflüssig?
- Wo entstehen Medienbrüche und Wartezeiten?
Erst dann lohnt sich der Einsatz von Lösungen wie:
- Dokumentenmanagement-Systeme
- Automatisierte Genehmigungs-Workflows
- KI-gestützte OCR für Rechnungsverarbeitung
Grundsatz: Nicht „Tool-Wildwuchs“, sondern gezielte Digitalisierung für mehr Transparenz und weniger Verschwendung.
Fazit: Führung beginnt mit Klarheit
Als neue Führungskraft haben Sie die Chance, frischen Wind in die Organisation zu bringen. Prozessanalyse ist Ihr Schlüssel – für klare Abläufe, motivierte Teams und eine Kultur der Zusammenarbeit.
Nutzen Sie sie als Steuerungswerkzeug, Teambuilding-Maßnahme und Einstieg in eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.
Autorin: DI Dr. Eva Becker
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