Die Schlussbesprechung ist oft der entscheidende Moment, um Nachzahlungen zu begrenzen. Erfahren Sie, wie Sie sich optimal auf dieses Gespräch vorbereiten, welche Kompromisse möglich sind und wie Sie mit strittigen Prüfungsfeststellungen umgehen können.
Die Schlussbesprechung: Strategisches Finale der Betriebsprüfung (§ 149 BAO)
Nach Abschluss des Ermittlungsverfahrens ist zur Wahrung des Parteiengehörs eine Schlussbesprechung gemäß § 149 BAO abzuhalten. Zwar bildet es keinen Verfahrensmangel, wenn dem Abgabepflichtigen die Ergebnisse stattdessen schriftlich durch den Prüfungsbericht (§ 150 BAO) mitgeteilt werden (VwGH 2008/13/0105), doch aus strategischer Sicht ist der persönliche Termin unverzichtbar. Hier bietet sich die letzte Chance, durch gezieltes Verhandlungsgeschick die finalen Feststellungen zu beeinflussen, bevor diese in Stein gemeißelt sind.
Abgabenbehördliche Prüfungen stellen die Verjährungsfrist verlängernde Amtshandlungen dar. Dazu zählen neben der Schlussbesprechung und dem Prüfungsbericht auch Vorhalte, Anfragen und Aufforderungen zur Vorlage von Unterlagen (vgl. VwGH Ra 2020/13/0055).
Beendigungswirkung und strategische Weichenstellung
Mit der Schlussbesprechung ist das Prüfungsverfahren grundsätzlich beendet. Werden danach ergänzende Beweisanträge gestellt, muss über deren Aufnahme nach § 183 BAO entschieden werden. Strategisch klug ist es, neue Beweismittel bereits direkt in der Besprechung vorzulegen, um Schätzungen des Prüfers sofort zu entkräften. Ergeben sich danach Abweichungen zum Besprochenen, müssen diese dem Abgabepflichtigen bekannt gegeben werden. Zur Klärung können weitere Erhebungen oder Nachschauen (§ 144 BAO) durchgeführt werden.
Abweichungen vom erörterten Ergebnis sind im Prüfungsbericht zu berücksichtigen; andernfalls müssen die Bescheide gesondert begründet werden. Ein wesentliches Element des Verhandlungsgeschicks ist hier die „Paketlösung“: Akzeptieren Sie kleinere Formfehler, um bei großen, strittigen Positionen (z. B. Privatanteile oder Rückstellungen) einen Kompromiss zu erzielen. Nach Ergehen der Bescheide können Änderungen nur noch über ein Rechtsmittel (§ 243 BAO) erwirkt werden – eine Schlussbesprechung nach Bescheiderlassung ist daher nicht sinnvoll (UFSW, RV/3615-W/09).
Teilnehmer und Vertretung
Zur Besprechung sind der Abgabepflichtige und sein bevollmächtigter Vertreter unter angemessener Frist einzuladen. Die Anwesenheit eines Experten signalisiert dem Prüfer Fachkompetenz auf Augenhöhe.
Hinweis:
Rechtsanwälte müssen sich explizit auf eine entsprechende Vollmacht berufen, damit sie vorgeladen werden und Bescheide an sie zugestellt werden können (vgl. BFG RV/7103371/2020).
Entfall und Ergebnispräsentation
Die Schlussbesprechung kann entfallen, wenn keine Änderungen eintreten oder der Abgabepflichtige eigenhändig darauf verzichtet. Verzichten Sie niemals voreilig: Ohne Besprechung vergeben Sie die Möglichkeit, durch eine Sachverhaltsinterpretation Nachzahlungen zu reduzieren. In der Besprechung präsentiert der Prüfer seine Feststellungen. Werden neue Unterlagen vorgelegt, wird das Verfahren unterbrochen und später am Punkt der Unterbrechung fortgesetzt.
Niederschrift und Rechtsfolgen
Über den Termin ist eine Niederschrift zu verfassen. Achten Sie darauf, dass Ihre Einwendungen und Beweisanträge, denen nicht entsprochen wurde, gesondert festgehalten werden. Dies sichert Ihre Position für ein späteres Verfahren. Nach § 113 BAO muss die Behörde nicht vertretene Parteien auf Verlangen über Rechtsfolgen belehren (VwGH 2001/14/0229).
Das Prüfergebnis (Lohnabgaben & ÖGK)
Das Ergebnis bildet die Basis für die Bescheide des Finanzamts und der ÖGK. Ein wichtiger Verhandlungspunkt ist hier oft die Vermeidung von Finanzstrafen durch eine rechtzeitige Selbstanzeige noch während der Prüfung, falls schwere Mängel auftauchen. Der Prüfdienst für Lohnabgaben und Beiträge (PLABG) tauscht Daten elektronisch mit Finanzamt, ÖGK und Gemeinden aus, um eine lückenlose Erhebung der Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge und Kommunalsteuer zu gewährleisten.
Autor: Dr. Helmut Siller, CVA
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