Das war die Assistenz-Tagung 2026 in Wien!

Vernetzen. Weiterbilden. Weiterdenken. – Neue Ideen und frische Impulse bei der Assistenz-Tagung in Wien!

Am 15. Oktober 2026 lud die FORUM Akademie bereits zum zweiten Mal all jene nach Wien, die ihren Arbeitsalltag aktiv gestalten und neue Perspektiven mitnehmen möchten. Die große Nachfrage zeigte deutlich, wie viel Stärke in Austausch und der Vernetzung liegt. Inspirierende Vorträge, wertvolle Begegnungen und praxiserprobtes Expertenwissen stellten die vielfältige Rolle der Assistenz für einen ganzen Tag in den Mittelpunkt.  

Keine Angst vor dem neuen Outlook

Den Auftakt des Tages bildete IT-Expertin Renate Wiehart mit ihrem Vortrag über „Das neue Outlook – Aufgeräumter, schöner und besser“. Mit einer übersichtlichen Einführung räumte sie für die Teilnehmer:innen noch bestehende Zweifel eines Umstieg auf Microsofts überarbeitetes E-Mail Programm aus dem Weg. Denn das neue Outlook wird voraussichtlich mit 2029 ohnehin das klassische Interface ablösen und eine Umstellung wird unumgänglich. Maximal 5 Minuten soll es aber nur dauern und die Vorteile überwiegen deutlich die Umstände einer Umgewöhnung.

Weniger Stress, mehr Resilienz

„Gibt es ein Leben ohne Stress?“ Mit dieser Einstiegsfrage begann Mag. Bernd Bruckmann den 2. Vortrag, der bei den Teilnehmer:innen viel Anklang fand. Ein großer Austausch darüber, was Stress eigentlich ist und wie man es schafft, diesen zu bewältigen, nahm den späten Vormittag ein und brachte den Teilnehmer:innen nicht nur grundlegende Kenntnisse über die Stressforschung bei, sondern auch 7 Resilienz-Faktoren, an denen man bewusst arbeiten kann, um gegen stressige Situationen gewappnet zu sein.

Missverständnisse verstehen lernen

Nach einer kurzen Pause ging es rund ums Thema Kommunikation mit Trainerin Lisa Solta, die in ihrem Vortrag „Kommunikation, die verbindet“ den Teilnehmer:innen interkulturelle Konfliktkompetenz näherbrachte. Rollenunklarheiten, verschiedene Nationalitäten oder Generationen, unterschiedliche Persönlichkeiten und Kulturen bergen Spannungsfelder, die es zu erkennen und verstehen gilt, um auf bestem Wege damit umgehen zu können. Gleichzeitig bringen wir „nicht nur unsere Persönlichkeit und unsere Geschichte mit ins Büro, sondern auch unsere Erwartungen“, so Solta. Wenn Geschäftsleitung und Sekretariat nicht dieselbe „Sprache“ sprechen, kann es zu Konflikten kommen. Um dies zu vermeiden, unterstützte Solta die Teilnehmer:innen anhand von Praxisbeispielen in ihren üblichen Reaktionsweisen und gab wertvolle Tipps mit auf den Weg.

Großer Austausch für gemeinsame Lösungen

Beim „Assistenzaustausch“ waren die Teilnehmer:innen dann selbst gefragt, ihre eigenen Konflikte und Herausforderungen genauer unter die Lupe zu nehmen und miteinander Maßnahmen zu entwickeln. Das Angebot zum Austausch wurde bereitwillig angenommen und in den Räumen des Radisson Blu Das Triest Hotel entwickelten sich rege Gespräche.

Souverän kommunizieren

Ärger, Unzufriedenheit und Frustration können manchmal überwältigen und beeinflussen maßgeblich unser tägliches Verhalten in Gesprächen und im Büro. Niemand ist immer gelassen, aber man braucht sich auch nicht toxischen Alltagssituationen auszusetzen. „Souveränität ist nicht gottgegeben – sie braucht Übung“, so Mag. Alfred Faustenhammer in seinem Vortrag „Souveränität durch Klarheit“. Grenzen zu setzen, ist der erste Schritt zu mehr Souveränität und weniger Stress. Wahrnehmen, Innehalten und Beobachten helfen dabei, seinen eigenen Platz zu beanspruchen und sich in ärgerliche Situationen nicht hineinziehen zu lassen.

Office-Management auf Senior Level

Die Rolle der Assistenz hat sich im Laufe der letzten Jahre stark verändert. Moderne Assistenzarbeit ist weitab von reiner Zuarbeit zur Geschäftsführung. Sie ist eine eigenständige, qualifizierte Funktion mit organisatorischer Verantwortung und wesentlichem Beitrag zum Unternehmenserfolg. Umso wichtiger ist dahingehend, die eigene Rolle zu reflektieren und sich klarzumachen, wie viel Zeit und Energie in manche Aufgabenfelder gesteckt wird, wo es vielleicht gar nicht notwendig ist. Alexandra Kerndler machte den Teilnehmer:innen klar, dass sich nicht alles planen lässt und Prioritäten manchmal auch in den Pausen liegen. Statt einer To-Do-Liste gibt es eine Tada-Liste, die den Fokus auf bisher erreichtes lenkt, die Entwicklung einer Feedbackkultur wird großgeschrieben und eine agile Kommunikation führt eher zum Erfolg als sich auf Negatives zu konzentrieren.

KI-Tools für Ihre täglichen Büroaufgaben

Künstliche Intelligenz ist in aller Munde und bereits in vielerlei Arbeitssoftware eingekehrt. MMag. Waltraud Jelinek-Krickl ließ den Tag noch einmal Revue passieren und knüpfte an den ersten Vortrag zum Thema Outlook an. Denn Microsoft ist federführend in der Einbindung von KI-Tools in Microsoft 365 und man findet Künstliche Intelligenz oft dort, wo man gar nicht danach gesucht hätte. So zeigte die KI-Expertin nicht nur Methoden, Texte in Word von KI verbessern zu lassen oder wie Copilot bei täglichen Aufgaben unterstützen kann, sondern auch wie Teams Besprechungen nachbereiten und Aufgaben festhalten kann. Sie legte den Teilnehmer:innen dort ein gewisses Maß an Eigeninitiative ans Herz, wo sich Unternehmen noch nicht mit KI beschäftigen, und gab wertvolle Tipps zur Weiterbildung, u.a. bei Microsoft Learn oder OpenAI Academy.

Die perfekte Mitte erreichen – Das Flow-Prinzip

Einen fulminanten Abschluss bildete die Keynote mit der ehemaligen Skirennläuferin Lizz Görgl. Neben privaten Einblicken in die Anfänge ihrer Karriere, nahm sie die Teilnehmer:innen mit in die Welt des Leistungssportes und welche Erkenntnisse sich daraus gewinnen lassen. So erreicht sie gerade in der perfekten Mitte zwischen Langeweile und Burnout einen Flow-Zustand, der ideal auslastet – nicht zu viel und nicht zu wenig, aber immer mit einer kleinen Herausforderung, die es zu überwinden gilt. Und wenn es wieder einmal hektischer zugeht, hilft es, einmal kurz innezuhalten, die Augen zu schließen, um mit ein paar Atemzügen wieder bei sich anzukommen.